Fotos: Damstahl
Der Trend zur Digitalisierung setzt sich in deutschen Unternehmen und in der Industrie immer weiter durch – gerade innerhalb der letzten Monate. So auch bei Damstahl. Das Langenfelder Unternehmen arbeitete in den letzten Monaten intensiv an der Implementation eines neuen ERP-Systems um sowohl interne Abläufe, als auch Prozesse, für seine Kunden einfacher und effizienter zu gestalten. Edelstahl Aktuell hat sich mit Jens Fuhrmann, Digital Sales Manager bei Damstahl, über den Go-Live des Systems, Herausforderungen und Leistungssteigerung unterhalten.
Jens Fuhrmann ist sichtlich zufrieden. „Unser neues ERP-System läuft stabil und wir arbeiten nun mit der gesamten Gruppe mit dem gleichen System.“ Mit der Live Schaltung des neuen Systems bei Damstahl Central hat die gesamte Damstahl Gruppe nach rund vier Jahren Arbeit einen Meilenstein in der Digitalisierung erreicht.
ERP-System
„ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning“, erläutert Fuhrmann. „Übersetzt kann man es als Geschäftsressourcenplanung bezeichnen.“ ERP-Systeme sind betriebswirtschaftliche Softwarelösungen und dienen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel werden somit bestmöglich gesteuert und verwaltet.
„Ein gut durchdachtes und sauber implementiertes ERP-System muss Geschäftsprozesse digital abbilden, um das Ressourcen-Management so effizient wie möglich zu gestalten“, so Fuhrmann weiter. „Nur mit einem ganzheitlichen ERP-System können Ressourcen unternehmensweit optimal verwaltet und somit die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter gestaltet werden.“ Zum typischen Funktionsbereich einer ERP-Software gehören Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition), Produktion bzw. Produktionsplanung und -steuerung, Bedarfsermittlung, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwirtschaft, Forschung und Entwicklung, Verkauf und Marketing, Stammdatenverwaltung, Stückliste, Produktdatenmanagement, Dokumentenmanagement.
Individuelle Lösung
Für Damstahl stand von Anfang an fest: „Wollen wir das ERP-System erfolgreich integrieren und neben den internen Abläufen auch die Abläufe für unsere Kunden verbessern, so benötigen wir ein speziell, auf die Bedürfnisse von Damstahl, angepasstes System.“ Ein ERP von der „Stange“ oder die Kopie eines bestehenden Systems kam damit nicht in Frage. „Vorgefertigte Lösungen können so etwas schlichtweg nicht leisten und entsprächen auch nicht dem Selbstverständnis von Damstahl. Wir haben uns daher für eine Lösung von Crowe Metal Solutions, einem Anbieter aus den USA entschieden und diese auf unsere und die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen lassen.“
Webshop
Für die Entwicklung des neuen Webshops setze man auf die Damstahl Synergie Erfolge. So gehört zu der Gruppe zu 50 Prozent der E-Commerce Solution Anbieter Slize Digital.
Hinsichtlich des neuen Webshop hatten wiederum die Bedürfnisse der Kunden des Unternehmens oberste Priorität und das Entwicklerteam entschied sich mehrere Kunden, die bisher, keinen Webshop nutzen, in die Planung zu involvieren. Mittels eines Fragenkatalogs und der Analyse interner Prozesse wurden diese Kunden aktiv einbezogen.
„Das Thema „Wissensaustausch“ ist ein wichtiger Aspekt in der Philosophie unseres Unternehmens. Daher haben wir uns entschieden, einige unserer Kunden gezielt nach bestimmten Bedürfnissen zu befragen und die Abläufe in diesen Unternehmen genauer zu betrachten. Wichtig war uns dabei, dass die von uns ausgewählten Kunden bisher noch keinen Webshop von Marktbegleitern nutzen. So sollte, zum einen, vermieden werden, dass die Kunden bereits gewisse Funktionen vor dem inneren Auge hatten wenn es um dieses Thema geht. Zum anderen haben viele Webshops, sagen wir einmal, nette Features, die aber im Grunde kaum jemand nutzt. Auf diese wollten wir komplett verzichten zugunsten der tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden“, erklärt Fuhrmann.
Nach Abschluss der Befragung hat das Team dann die entsprechenden Feedbacks aus- und bewertet. „Dank unserer Kunden haben wir einige Aspekte hinsichtlich der Entwicklung des neuen Systems optimieren können und die Nutzung in vielen Punkten gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden anpassen können.“
Der von Slize Digital erstellte Damstahl-Webshop ist inzwischen in Finnland und Norwegen operational. „Uns ist daran gelegen unsere Kollegen optimal in den neuen Shop einzuarbeiten. Der Plan ist es, im Laufe des Jahres in allen übrigen Ländern, sowohl in skandinavischen Ländern, als auch in zentral Europa den Shop final zu launchen.“
Breits jetzt hat das Unternehmen weitere Funktionen in der Pipeline, die nach und nach umgesetzt werden sollen. „Zunächst aber müssen sich unsere Kollegen komplett in dem neuen Webshop eingearbeitet und zurechtgefunden haben – wir wollen die Wall of Confusion so gering wie möglich halten.“
Timeline
„Den Auftakt zur Umstellung innerhalb der Gruppe hat Damstahl Nordic gemacht“, erläutert Fuhrmann „Das Go-Live in Norwegen war im Juni, das in Finnland im Januar 2020 „Nach 5 Tagen Betrieb lautet das kurze und erfreuliche Fazit, dass das D365-System stabil und so arbeitet, wie es soll. Der Versand und die Lieferung der Waren sowie die Rechnungsstellung erfolgen aus dem neuen System, und unsere Kunden haben von der Umstellung nichts gespürt. Tatsächlich konnten wir nach wenigen Monaten durch neue, papierlose Arbeitsabläufe und die verbesserte Struktur eine Effizienzsteigerung um 30 bis 40 Prozent feststellen. Dieses Ergebnis erwarten wir im Endeffekt auch in Deutschland. Mit dem Go-Live des ERP-Systems bei Damstahl Central, hierunter fallen die Länder Deutschland, Niederlande, Frankreich und Slowenien, arbeitet die gesamte Gruppe nun mit einem System. „Dieses Ergebnis ist sicherlich nicht selbstverständlich, wenn ein Unternehmen das ERP-System wechselt, weshalb wir darauf besonders stolz sein können.“
Hindernisse
„Aus technischer Sicht verlief der Go-Live unseres neuen Systems bei Damstahl Central absolut reibungslos“, berichtet Fuhrmann. In der unternehmerischen Praxis war es leider jedoch so, dass sämtliche Prozesse, wie Auftragsverarbeitung, Versand et cetera 2 bis 3 Wochen vor der endgültigen Umstellung verlangsamt und in der Woche vor dem endgültigen Go-Live völlig zum Erliegen kamen. Dazu kam, dass sich die Mitarbeiter trotz vorhergegangener Schulungen zunächst an das System gewöhnen mussten.
„Wir haben in dieser Zeit sehr viel Geduld von unseren Kunden einfordern müssen und sind dankbar für das entgegengebrachte Verständnis“, so Fuhrmann. „Aktuell arbeiten wir mit voller Kraft den restlichen Back-Log ab, um dann unseren Kunden mit gesteigerter Performance zur Seite zu stehen.
EDI
Dank des neuen ERP-Systems kann das Unternehmen nun schneller und einfacher auf die Bedürfnisse von Kunden reagieren. „Aktuell arbeiten wir an der Möglichkeit unseren Partnern EDI- Verbindungen anbieten zu können“, Fuhrmann. EDI, electronic data interchange, auf Deutsch „Elektronischer Datenaustausch“ ermöglicht es verschiedenen ERP Systemen direkt miteinander zu kommunizieren. „So haben zum Beispiel unsere Kunden die Möglichkeit direkt aus ihrem ERP System heraus bei uns zu den aktuellen Preisen zu bestellen. Der Umweg über die klassische Angebotserstellung entfällt komplett.“
Ein klarer Vorteil, da die Kunden sämtliche Informationen live aus dem ERP System von Damstahl beziehen können. „Das spart Zeit und gestaltet die tägliche Arbeit sowohl für uns als auch für unsere Kunden effizienter.“ Doch nicht nur Kunden, sondern auch Zulieferer der Damstahl Gruppe sollen von dieser Umstellung profierten können. „Fast täglich passiert es, dass wir Anfragen von Kunden über überdurchschnittliche hohe Mengen erhalten. Mit dem neuen EDI-System können wir quasi live in die Lagerbestände unserer Zulieferer schauen und können unseren Kunden genauestens angeben, wann die gewünschte Menge komplett lieferbar ist.“
Wissensaustausch
Doch die Einführung des neuen ERP – Systems bietet Damstahl nicht nur Vorteile in Bezug auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der sich aus der Umstellung des ERP – Systems ergibt, ist die Zeit, die die Kollegen aufgrund der verbesserten Effizienz gewinnen, so Fuhrmann. „Die Zeit, die wir durch die effizienteren Abläufe nun gewonnen haben, investieren wir in den Wissensaustausch mit unseren Kunden. Niemand weiß so viel über unsere Produkte wie wir selbst und dieses Wissen wollen wir unseren Kunden optimal zu Verfügung stellen.“
Entsprechend will Damstahl auch seine Beratung noch weiter verbessern. „Wir wissen, dass wir unsere Kunden bereits jetzt optimal beraten, finden aber, dass wir hier dennoch hinter unseren Möglichkeiten bleiben. Neben der Produktberatung kann dies entweder in Form von weiterer Literatur oder auch in Form von internen und externen Schulungen und Seminaren sein.“
Ziele
Auch bei Damstahl spürt man die aktuellen Verwerfungen im Markt und die Auswirkungen von geopolitischen Entwicklungen. „Wir haben unsere Lager voll, das ist zunächst das Wichtigste. Dennoch bemerken auch wir, dass Lieferungen aus Indien zurzeit komplett weggebrochen sind und es deutliche Lieferverzögerungen gibt. Auch betrachten wir die aktuelle Zollpolitik Chinas mit großer Wachsamkeit.“
Dennoch denkt das Unternehmen jetzt bereits an morgen. Es gibt viele Ideen, an denen man bei Damstahl bereits jetzt arbeitet, um Kunden auch weiterhin optimal zu unterstützen. „Viel davon kann ich noch nicht verraten“, so Jens Fuhrmann, „aber mittels der voranschreitenden Digitalisierung eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten gerade im Bereich der Logistik und der Lagerhaltung. Noch für 2021 ist geplant, dass unsere Kunden die Möglichkeit erhalten sollen, sich direkt an unser jetzt implementiertes ERP-System zu koppeln und daraus direkt ihre Bestellung zu tätigen.“ Auf die Frage, ob diese Bestellungen dann noch über das Lager von Damstahl laufen oder Remote beim Kunden vor Ort sind, sagte Jens Fuhrmann lächelnd: „Dazu werden Sie schon bald berichten können.“
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